Zigotours, un voyagiste de jeunesse français, organise le séjour et le gère avec son propre directeur qualifié et ses animateurs, qui voyagent avec le groupe. Le ratio de surveillance publié est d'un adulte pour huit participants, avec un groupe de douze à vingt-quatre jeunes.
Les vols de retour programmés depuis Paris avec une escale font partie du forfait. À Tokyo, le groupe se déplace en transport public avec des passes pour le métro et le train. Le service de transport de l'opérateur peut organiser des déplacements depuis d'autres villes françaises.
Un passeport valide au-delà de la date de retour, une copie de l'autorisation signée de sortie du territoire (l'original est remis le jour du départ), un carnet de santé signé, l'autorisation parentale pour les activités et les droits à l'image, et une copie du carnet de vaccination. Pour les séjours en groupe, la vaccination contre la diphtérie, le tétanos et la polio est obligatoire sauf contre-indication médicale reconnue.
Dans une auberge de jeunesse à Tokyo, en dortoirs de quatre à huit lits avec douches et toilettes communes à l'extérieur des chambres et une cuisine commune. Le petit-déjeuner est pris à l'auberge, le déjeuner est un pique-nique en ville et le dîner est pris dans des bars à snacks ou de petits restaurants.
